为规范国际会议的管理，根据国家有关政策和规定，结合学校实际，特制定本办法。
    第一条 举办国际会议有利于促进我校师生与国际知名学者的学术交流，推动学科建设和科学研究国际合作，提升我校国际学术影响力。学校鼓励有条件的单位积极举办（主办、承办、协办）国际会议。
    第二条 国际会议指在我国境内（不含港、澳、台地区）举办、与会者来自3个及以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛等。
    第三条 国际合作与交流处是学校国际会议管理的牵头单位，负责由本校主办的国际会议的报批工作，并为会议国（境）外代表申请来华签证和办理涉外临时住宿登记提供支持服务；党委宣传部负责会议的意识形态管控；学科建设与研究生管理处和科研管理与地方合作处根据办会经费来源，负责会议必要性审查以及校内资助经费的审批；计财处负责根据《在华举办国际会议经费管理办法》，对会议进行预（决）算管理；保卫处负责会议期间安保工作。
    第四条 举办国际会议须严格执行党和国家有关政策和规定。国际会议校内申办材料（会议请示件及附件）须经学校党委宣传部、学科和科研、计财等管理部门联合审查，经学校领导批准，方可启动筹备和向省、市两级政府报批工作。未经批准，任何单位不得擅自对外承诺举办国际会议；不得以与外方商妥为理由要求事后认可和批准，也不得为取得外方赞助举办国际会议。
    第五条 国际会议举办单位须严格按照省人民政府国际会议批件的要求和经批准的预算办会，不得对外做出超出各级政府有关政策和规定授权范围的承诺，也不得在会议期间和会议后续有关活动中承担额外义务。
    第六条 本校各单位承办或协办由其它单位主办的国际会议，应提供明确我校为会议承办或协办单位的省人民政府国际会议批件，或主办单位出具的委托函。
    第七条 申办不涉及敏感问题或重要国际问题的小型国际会议，申办单位须至少提前半年通过学校公文平台向学校有关部门提交国际会议的申办材料。申办外宾人数在100人及以上或与会代表总人数在400人及以上，以及涉及敏感问题或重要国际问题的重大国际会议，申办单位应在上年度10月前提交申办材料。在获得省人民政府国际会议批件前，任何单位和个人不得擅自发出会议邀请。
    第八条 国际会议按以下程序申办：
  （一）申办单位通过公文平台提交会议校内请示件及附件（包括会议中英文名称，办会必要性及意义，主办、承办、协办单位名称，会议时间、地点、议题和议程，办会经费来源和预算，涉台和其他敏感问题及对策，拟邀请与会的中外代表（姓名、单位、职业身份）列表，国际组织和国（境）外个人代表的背景材料等），报学校有关部门会签后，报学校分管学科和科研副校长签署意见；
  （二）经学校分管学科和科研工作副校长同意启动筹备工作的会议，由国际合作与交流处行文经学校行政主要领导审批，向省、市两级政府有关部门报批；
  （三）申办单位在获得省政府国际会议批件后，方可启动会务安排等具体操作。为确保与会的国（境）外代表顺利入境，申办单位应至少提前45天将国外与会人员（不含港、澳、台地区）的姓名、国籍、护照号码报送国际合作与交流处，以便根据需要统一出具会议英文邀请函。
    第九条 会议若需要邀请学校领导出席开、闭幕式等活动，举办单位应提前10天与学校办公室接洽，并报送领导讲话文稿备审。
    第十条 举办单位应做好会议的各项工作，会议结束后适时应将国际会议的论文集目录、照片及有关材料报学校有关部门存档。
    第十一条 本规定自公布之日起实行，由国际合作与交流处负责解释。